Informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne ai sensi dell’art. 5 del d.lgs. n. 24/2024

Il presente documento ha lo scopo di fornire informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne in conformità a quanto previsto dall’art. 5 del d.lgs. n. 24/2023.

***

Nell’ambito dei presidi del Modello Organizzativo della Ingross Levante S.p.A., la procedura in esame recepisce la normativa introdotta dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, (c.d. whistleblowing), quale provvedimento di attuazione della Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 (UE) 2019/1937.

La suddetta normativa articola le disposizioni sulla protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea, che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Il presente Protocollo recepisce, altresì, la normativa in materia di protezione dei dati- Regolamento (UE) 2016/679 – nonché il quadro regolatorio tracciato dalle Linee Guida ANAC in materia di Whistleblowing, adottate con delibera del 12 luglio 2023, afferente sia le procedure di presentazione e gestione delle c.d. “segnalazioni esterne delle violazioni ”, sia le indicazioni agli enti per la gestione dei c.d.  “canali interni” delle segnalazioni. 

 

Ambito di applicazione oggettivo  

Gli illeciti trattati in materia di Whistleblowing sono definiti dal Dlgs 24/2023 “Violazioni”.

Pertanto, le violazioni previste dalla normativa sono le seguenti:

1) gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, che non rientrano in quelli specificati ai successivi punti sub 3), 4), 5) e 6); 

2) le condotte illecite rilevanti per i reati presupposto previsti nell’elenco di cui al D.Lgs 231/01, che non rientrano nei successivi punti sub 3), 4), 5) e 6); 

3) gli illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nell'allegato al decreto, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non riportati nell’allegato al decreto 24/2023, relativi ai seguenti settori:

4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea, specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea; 

5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea, comprese quelle violazioni delle norme in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché' le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è quello di ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; 

6) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei punti sub 3), 4) e 5).

 

Segnalazioni non rilevanti

Per espressa previsione dell’art. 1, D.lgs. 24/2023 sussistono circostanze che non sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia.

In sintesi le fattispecie escluse riguardano:

a) le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del soggetto segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

b) le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

c) Ulteriori esclusioni dall’ambito applicativo sono previste dal terzo e dal quarto comma dell’art. 1 del Dlgs 24/2023, ossia quelle informazioni classificate come segreto professionale forense e medico, la segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali,  i casi che contemplino l'applicazione delle disposizioni di procedura penale,  quelle in materia di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della magistratura, comprese le relative procedure, quanto attiene alla posizione giuridica degli appartenenti all'ordine giudiziario, oltre che in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica (TUPS, R.d. n. 773/31), recante il testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, nonché l'applicazione delle disposizioni in materia di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali di cui all' art. 28 della legge n. 300/1970.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

 

 

Procedure di gestione delle segnalazioni

Le informazioni sulle procedure sono rese note mediante pubblicazione sul sito aziendale.

Le segnalazioni possono essere effettuate mediante l’utilizzo di tre strumenti: 

• canali di segnalazione interni alla Società; 

• canale esterno gestito dall’ANAC; 

La Società, in ossequio alla normativa vigente, ha attivato i propri canali di segnalazione che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

 

Segnalazione Interna 

Modalità di segnalazione 

Le segnalazioni devono essere circostanziate e riguardare fatti riscontrabili, conosciuti direttamente dal Segnalatore e devono contenere le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta ritenuta illecita. 

Le relative circostanze possono essere comunicate nei modi seguenti: 

 Segnalazione aperta o anonima, attraverso la piattaforma informatica dedicata “Whistleblowing” accessibile dal sito aziendale;

 Segnalazione anonima, mediante inserimento della segnalazione cartacea in apposita cassetta localizzata presso la sede legale della Società. 

Le segnalazioni anonime saranno valutate solo se adeguatamente circostanziate ed afferenti fatti veritieri, rilevanti per gli illeciti indicati nella narrativa della Procedura, a tutela del denunciato.

 

Gestione delle segnalazioni

La gestione della segnalazione si articola nelle fasi della ricezione della segnalazione, dell’istruttoria, esame e decisione.

 

Esame e Valutazione delle segnalazioni 

L’Organo preposto alla ricezione e all’analisi delle segnalazioni deve svolgere detto ruolo nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna all’accertamento dei fatti segnalati. 

In funzione dell’oggetto della segnalazione, della natura e della sua complessità, può anche avvalersi della consulenza esterna di un avvocato esperto in materia di d.lgs. n. 231/2001, del supporto e collaborazione dell’Organismo di Vigilanza, delle strutture e funzioni aziendali, nonché dei consulenti aziendali esterni. Durante tutta la gestione della segnalazione deve essere garantito il diritto alla riservatezza del segnalante. 

Nello specifico, il Referente ricevuta la segnalazione ha i seguenti oneri e facoltà:

fase della ricezione

 inviare al segnalante un avviso circa il ricevimento della stessa;

fase istruttoria

 Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo di valutazione, il Referente è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali. I documenti in formato elettronico sono conservati in una “directory” protetta da credenziali di autenticazione conosciute esclusivamente dal gestore della segnalazione, ovvero dai soggetti espressamente autorizzati.

Nella fase istruttoria il Referente deve accertare la fondatezza delle circostanze oggetto della segnalazione. A tal fine è legittimato a sentire l’autore della segnalazione se questi risulta noto ed i soggetti presunti autori dell’illecito menzionati nella medesima. Può richiedere specificazioni ed integrazione sui fatti segnalati, acquisire documentazione di supporto dai Settori aziendali interessati e svolgere ogni utile attività finalizzata allo scopo.

Fase decisoria

 a conclusione dell’attività istruttoria, il Referente della Procedura deve adottare, previa adeguata motivazione, i relativi provvedimenti che potranno disporre l’archiviazione della segnalazione in caso di infondatezza della stessa, ovvero di richiesta di attivazione della procedura disciplinare, ed altri provvedimenti in relazione alla gravità dei fatti. 

Della decisione adottata nel procedimento Whistleblowing, dovrà essere informato il segnalante, con le cautele derivanti dal divieto di divulgazione delle risultanze in ambiti esterni. 

Le segnalazioni inviate al mero scopo di arrecare pregiudizio ai soggetti segnalati, potranno essere valutati in sede disciplinare o in altre sedi competenti.

 

Segnalazione Esterna 

 L’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di segnalazione esterna che garantisce anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il canale istituito presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione è specificato al seguente link: Whistleblowing - www.anticorruzione.it

 

Condizioni per la segnalazione esterna 

 La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del d.lgs. 24/2023;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo

imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Obbligo di riservatezza 

Il Decreto Whistleblowing prevede le seguenti misure di protezione nei confronti del Segnalante e dei Soggetti Collegati.

 1. Le segnalazioni oggetto della Procedura non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

2.  L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

3. Nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale.

4. Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

5. È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

6. I soggetti del settore pubblico e del settore privato, l'ANAC, nonché le autorità amministrative cui l'ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

7. La segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.

 

 

Misure di protezione a tutela del Segnalante 

Rinviando alla disciplina prevista dall’art. 17 del d.lgs. 24 del 2023 “Protezione delle persone che segnalano violazioni Whistleblowing”, da ritenersi parte integrante della Procedura in esame, di seguito si riportano i profili principali della stessa.

La Società Ingross Levante al fine di favorire la cultura della legalità che si manifesta anche attraverso la segnalazione degli illeciti, assicura la riservatezza dei dati personali del segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nelle segnalazioni.

In particolare, la Società garantisce che l’identità del segnalante non sia rivelata senza il suo espresso consenso, ad esclusione dei seguenti casi: 

 la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (c.d. segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge; 

 la riservatezza non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ecc.); 

 

 Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l'identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità;

 gli atti di ritorsione assunti in violazione della predetta normativa sono nulli;

 nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia; 

 per misure discriminatorie s’intendono le azioni disciplinari ingiustificate, demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili. 

 

Limitazioni alla responsabilità 

Il segnalante non è punibile qualora riveli o diffonda informazioni su violazioni coperte dall’obbligo di segreto (diverso da quello su informazioni classificate, segreto medico e forense e deliberazioni degli organi giurisdizionali), relative alla tutela del diritto d’autore, o alla protezione dei dati personali, o che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione. 

In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.